Handy-Signatur für Unternehmen: Pflicht ab 01.01.2020

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  Einsatzmöglichkeiten

• 2

  Handy-Signatur und die E-Zustellung

• 3

  Aktivierung

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  Signatur und Siegel für Unternehmen

• 5

  Vertretungsbefugnisse

• 4 Fakten auf einen Blick

Mit der Verpflichtung zur E-Zustellung ab 1.1.2020 rücken auch Handy-Signatur, Bürgerkarte und die europäischen eIDs in den Fokus. Die digitalen Identitäten sind notwendig, um unter anderem E-Zustellungen zu empfangen.

Die in Österreich entwickelte Handy-Signatur zählt zu den modernsten Signaturtechnologien weltweit. Damit diese zum persönlichen elektronischen Ausweis wird, ist die Identität des Besitzers zweifelsfrei nachzuweisen. Verwechslungen z.B. wegen Namensgleichheit müssen ausgeschlossen werden. Daher wurde die Personenbindung, die mit dem zentralen Melderegister abgeglichen wird, entwickelt. Die Signaturerstellung wird durch die Zwei-Faktor-Authentifizierung (Faktoren Wissen und Besitz) geschützt und erfüllt die Forderung nach einer qualifizierten elektronischen Signaturerstellungseinheit gemäß der europäischen eIDAS Verordnung.

Die Handy-Signatur ist die mobile Signaturlösung. Sie können Sie als qualifizierte, rechtsgültige Unterschrift oder für Logins in eGovernment Anwendungen nutzen.

Die Handy-Signatur - auf Englisch "Remote Signature" - wurde in Österreich an der TU Graz entwickelt. Bereits seit Jahren wird die österreichische Signaturlösung als europäisches Paradebeispiel für eine gelungene eGovernment Anwendung genannt. Die Technologie ist mittlerweile in mehreren Ländern der EU zugelassen.

Einsatzmöglichkeiten

Die Handy-Signatur ist seit September 2018 in der gesamten EU gültig. Sie kann in Online-Anwendungen von Behörden, Justiz und Wirtschaft eingesetzt werden. Ein Typisches Beispiel ist z.B. das Login im Sozialversicherungskonto oder die online Bestellung eines Strafregisterauszugs. Zusätzlich kann eine qualifizierte elektronische Signatur erstellt werden. Diese ist rechtlich gesehen der eigenhändigen Unterschrift gleichgestellt.

Künftig wird der Ausweis am Smartphone auch im realen Leben zum Einsatz kommen. Handy-Signatur und Bürgerkarte werden dazu mit den Meldedaten, Personenstandsdaten und Informationen über die Staatsbürgerschaft verknüpft. So soll zum Beispiel der Führerschein am Mobiltelefon Realität werden. Auf einer künftig zentralen Webseite soll der Einsatz von Handy-Signatur und Bürgerkarte verwalten werden und der eigenen Nutzungs-Verlauf dargestellt werden.

Handy-Signatur und die E-Zustellung

Handy-Signatur und Bürgerkarte sind grundlegende Voraussetzung für den Empfang von behördlichen Schreiben. Beim Login bei einem Zustelldienst bzw. beim behördlichen Empfangsdienst MeinPostkorb in HELP.gv.at und Unternehmensserviceportal muss sich der User mit der elektronischen Identität ausweisen. Europäische User bzw. Firmen können seit September 2018 ihre länderspezifische eID nutzen.

Über den Empfang eines behördlichen Schreibens wird via E-Mail informiert. Dieses beinhaltet auch den Link zum Postfach. Nach einem authentifizierten Login kann die elektronische Post gelesen, weitergeleitet bzw. gespeichert werden.

Die versendende Behörde erhält eine entsprechende Rückmeldung über die Abholung des Schreibens.

Aktivierung der elektronischen Identität

Österreicherinnen und Österreicher können den elektronischen Ausweis in den Passbehörden, Landespolizeidirektionen und in Bürgerservicestellen ermächtigter Gemeinden aktivieren. Zusätzlich werden in der Einführungsphase durch das Innenministerium weitere Registrierungsstellen bekannt gegeben. Diese sind unter handy-signatur.at zu finden.
Um eine schnelle Einführung zu erreichen, ist geplant, dass bei der Ausstellung eines Reisedokuments künftig eine Handy-Signatur automatisch aktiviert wird.

Der Ausgangspunkt für Informationen rund um die Handy-Signatur ist immer die Website handy-signatur.at.

Ausländische Mitbürger und Asylwerber erhalten die Handy-Signatur bei den Landespolizeidirektionen. In diesem Fall ist der Online-Ausweis auf 2 Jahre zeitlich begrenzt und muss nach Ablauf neu beantragt werden.

Signatur und Siegel für Unternehmen

Als neuen Dienst führt die eIDAS-Verordnung das elektronische Siegel ein. Technisch ist es mit der elektronischen Signatur (eID) vergleichbar. Der wesentliche Unterschied liegt in der Zuordnung zu einer juristischen anstatt zu einer natürlichen Person. Während elektronischen Signaturen zum Unterzeichnen verwendet werden, dient das elektronische Siegel einer Institution als Herkunftsnachweis (zBsp. bei Bescheiden, Urkunden oder Verträgen).

Eine Signatur dient als Nachweis der Identität.
Ein Siegel dienst als Herkunftsnachweis.

Für österreichische User ändert sich dadurch im Wesentlichen nichts. Wie bereits seit Jahren praktiziert, müssen Unternehmen für eine Firmen-Unterschrift die Handy-Signatur oder Bürgerkarte am Vollmachten-Service der Datenschutzbehörde eintragen. Hier können auch Stellvertretungen eingerichtet werden.

Vertretungsbefugnisse - von der Firmenunterschrift bis zur Prokura

Auf einer Handy-Signatur bzw. Bürgerkarte können Vertretungsbefugnisse eingetragen werden. Diese können zeitlich und inhaltlich einschränken werden. Die elektronische Identität ist somit auch als rechtsgültige Firmenunterschrift einsetzbar.

Die Eintragung erfolgt online auf der Webseite der Stammzahlregisterbehörde.

Postserver: Use Case Handy-Signatur aktivieren,
https://www.postserver.com/de/einsatz/handy-signatur-online-aktivieren

Postserver: Use Case Elektronische Signatur vs. Siegel,
https://www.postserver.com/de/einsatz/elektronische-signatur-und-siegel

Handy-Signatur: Registrierungsstellen,
https://www.handy-signatur.at/hs2/#!infos/getyourhandysignatur-registration

Vollmachten-Service der Datenschutzbehörde,
https://www.dsb.gv.at/vollmachtenservice

Wirtschaftskammer Österreich: E-Zustellung,
https://e-zustellung.at

Bundesministerium für Digitalisierung und Wirtschaftsstandort: E-Zustellung,
https://www.bmdw.gv.at/DigitalisierungundEGovernment/ElektronischeZustellung

European Commission, CEF Digital: eID,
https://ec.europa.eu/cefdigital/wiki/display/CEFDIGITAL/eID

Bundeskanzleramt, Digitales Österreich: eIDAS Verordnung,
https://www.digitales.oesterreich.gv.at/eidas-verordnung

Bundeskanzleramt, RIS Rechtsinformationssystem: E-Government-Gesetz,
https://www.ris.bka.gv.at/GeltendeFassung.wxe?Abfrage=Bundesnormen&Gesetzesnummer=20003230